電話応対のビジネスマナー

2021/09/08

電話応対ではビジネスマナーを守ることが重要です。

▼電話応対の基本
簡易的ではありますが、電話応対の基本をご紹介していきます。

■メモ帳と筆記用具を用意しておく
電話応対をする前に、電話の近くにメモ帳と筆記用具を置いておきましょう。
筆記用具を探しながらだとスムーズな受け答えができません。

■「もしもし」はNG
電話に出て「もしもし」と言うのはNGです。
「はい、株式会社○○です」
「お電話ありがとうございます。株式会社○○です」
というように社名を名乗ります。
ただし会社によって受け答えのルールがあったりするので、事前に確認しておくと安心です。

■3コール以内に出る
電話がかかってきたら、3コール以内で出るのが基本です。
電話が3コール以上鳴った場合は、電話に出てすぐに「お待たせいたしました」という言葉を添えましょう。

■はきはきと明るい声で
電話応対は、はきはきと明るい声で話すのが基本です。
「自分が会社の代表」という気持ちが大切ですよ。
受話器越しだと声がくぐもって聞こえがちなので、普段より一段階高い声を意識しましょう。

▼まとめ
電話応対を上達させるには、まずは数をこなすのが大切です。
「自分が真っ先に電話に出る」という意識を持ちましょう。
株式会社ジェイ・コミュニケーション・アカデミーでは、電話応対をはじめとするビジネスマナー研修を承っております。
「社員のビジネスマナーを向上させて業績アップにつなげたい」という企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。